PANDUAN DAN TATACARA PENGGUNAAN E-MEL AKAUN E-MEL KHUSUS AGENSI/ BAHAGIAN JPN


EMEL SEKTOR PPD

TANGGUNGJAWAB UTAMA PEGAWAI MEJA

  1. membuka dan menyemak peti masuk (inbox) menggunakan login ID dan kata laluan setiap hari;
  2. menyalurkan kandungan e-mel kepada Ketua Jabatan atau pegawai/ staf lain yang berkaitan untuk selaraskan tindak susul;
  3. mengawal selia akaun dengan menukarkan kata laluan secara berkala bagi tujuan kawalan akses kepada pegawai/ staf yang berautoriti sahaja;
  4. membuat backup dan housekeeping kandungan supaya peti masuk sentiasa boleh menerima e-mel baharu; dan
  5. mewar-warkan alamat e-mel dalam portal dan kepala surat (letter head) bahagian masing-masing supaya sentiasa diketahui oleh pelanggan.

 

PENERIMAAN E-MEL

     Akaun e-mel ini hanya digunakan untuk menerima salinan dokumen urusan rasmi sahaja. Semua dokumen rasmi yang diterima hendaklah dicetak dan diurus mengikut prosedur yang berkuatkuasa.

 

PENGHANTARAN E-MEL

     Penghantaran dokumen hendaklah menggunakan akaun e-mel rasmi individu. Jika saiz fail sisipan (attachment) yang hendak dihantar ke akaun e-mel guna sama ini melebihi had 10MB, fail tersebut perlu dimampatkan (compressed) atau dipecahkan kepada beberapa fail yang lebih kecil.

Penghantaran dokumen penting atau yang memerlukan tindakan segera hendaklah dimaklumkan kepada pegawai meja di bahagian berkenaan melalui telefon atau media lain yang bersesuaian supaya sentiasa dibaca oleh penerima.

 

SYARAT-SYARAT PENGGUNAAN

     Penggunaan e-mel khusus agensi/ bahagian secara guna sama adalah tertakluk kepada syarat-syarat berikut :

  • hanya dokumen berkaitan urusan pejabat sahaja dibenarkan dihantar menggunakan akaun e-mel ini;
  • penghantaran e-mel adalah terhad kepada dokumen yang tidak mengandungi perkara rahsia rasmi sahaja;
  • dokumen mengandungi perkara rahsia rasmi hendaklah dihantar terus kepada akaun e-mel rasmi individu pegawai bertanggungjawab selaras dengan arahan Dasar Keselamatan ICT (DKICT) KPM dan tatacara keselamatan yang berkuatkuasa; dan
  • akaun e-mel yang tidak aktif melebihi 90 hari akan dibatalkan tanpa sebarang notis awal.

 

SPESIFIKASI AKAUN E-MEL

  • Had maksima fail sisipan (attachment) adalah 10MB.
  • Dilindungi perisian anti virus dan anti spam.
Go to top